Když jsem před pár lety působila jako communications manager v jedné technologické firmě, musela jsem plánovat, co za nás kdy jde ven. Sociální sítě, blog, case studies, materiály pro obchodníky, reklama v tisku, tiskové zprávy… Co si budem, občas to byl trochu chaos. Protože reklama vám třeba často vychází za dva měsíce, ale grafiku odevzdáváte teď… Podařilo se mi obsah zkrotit a nastavit content plan. Jak ráda bych si občas přála takto krotit i obsahový plán svých klientů. Tam už to ale nezávisí na mně. Přesto… Jsou nástroje, které jsou pro takové plánování lepší a které zase horší. Pojďte se na ně podívat se mnou.

Obsahový plán v Excelu

Když se řekne, že musíme plánovat, co kdy půjde ven, spoustě lidí naskočí Excel. Excel je boží, využívám ho na spoustu věcí, ale je statický. Pokud chcete plánovat obsah, sáhněte po tabulce, jen pokud máte pár (resp. max. 4) příspěvků na firemní LinkedIn měsíčně. Jakmile potřebujete víc druhů obsahu, komentáře a ad hoc věci, začnete se ztrácet.

Ano, existuje spousta šablon a lepší tabulka než nic. Z vlastní zkušenosti ale vím, co za trápení dokáže Excel udělat, když do něj mluví 3 lidi, komentáře se dávají do řádků ve stylu „dostanu se k tomu ve středu“, ale vy nevíte, kdy to někdo psal. A kdo. Přeplánovat něco, aniž byste museli přepisovat datum apod. nelze. Takže Excel ano, ale jen jako první krok. Zvyknete si na plánování a pak můžete přejít k něčemu šikovnějšímu.

Obsahový plán ve Freelu

Freelo (a taky Trello, které mi přijde podobné) má spousta lidí ráda pro projektové řízení, tak proč tam nedat rovnou i content plan? Ve výsledku proč ne. Z mého pohledu je to taková nadstavba Excelu. Už vidíte, kdo kdy co komentoval a v lepším případě se vám všechno podaří nastavit i tak, abyste to viděli v tzv. calendar view. S několika klienty Freelo na projektu máme a dá se… Myslím, že velké zlepšení je, že Freelo přidalo po letech (!) popis úkolu. I ono má však své ale.

Co mi při plánování obsahu ve Freelu nevyhovuje, je, že vy sice můžete přidat podúkol, ale k němu už nic. Takže veškerá komunikace se děje na jednom místě, a když vám do úkolu mluví copywriter, grafik, klient a koordinátor, vzniká spooooooousta e-mailových upozornění a ooooobrovská diskuze. Pokud chcete řešit třeba text zvlášť a grafiku zvlášť, musíte obojí řešit v jiném projektu nebo úkolech a to mi přijde škoda. Z pohledu klienta naprosto chápu postoj chci vidět a schvalovat text a grafiku na jednom místě. Ale už nechci vidět to množství komentářů.

Obsahový plán v Asaně

Tehdy v roce 2018 jsem sáhla po Asaně. Pro někoho je hodně složitá, myslím ale, že si stačí zvyknout na systém. Osobně jsem měla plány dva: obsahový a publikační. V tom obsahovém byly termíny odevzdání. V tom publikačním termíny zveřejnění. Už třeba s tou zmiňovanou reklamou může být prodleva i 2 měsíce, takže to dávalo smysl.

Asanu mám ráda pro víc věcí. Například pro možnost dávat popis úkolu i do podúkolů a vést oddělené diskuze k jednotlivým podúkolům.

Vezměte si LinkedIn post. Nejdřív potřebujete vůbec naplánovat, že půjde ven, pak víte, že potřebujete text a grafiku. Osvědčil se mi tento postup:

• Do kalendáře dát při plánování název příspěvku. 

• Dát tomuto úkolu podúkoly – např. text a grafika.

• V podúkolu pro text řešit sami se sebou nebo s copywriterem, o čem má příspěvek být.

• V grafice zase zadat vše potřebné grafikovi. Diskuze jsou oddělené, takže nezatěžujete kolegy navzájem a můžete si zde pinkat návrhy a nápady sem tam.

• No a jakmile máte finální grafiku i text, zkopírujete je do hlavního úkolu a máte hotovo.  

Asana umí i věci jako štítky, různé fáze apod. Sice jen v placené verzi, ale od určitého množství obsahu je to za mě neocenitelné. Jednak vidíte na první dobrou, co se děje, jednak můžete i filtrovat atp. Takhle třeba vypadala moje Asana v Aimtecu:

Podobně funguje i ClickUp. U něj ale pozoruju, že není tak rychlý a občas se dost zasekává.

Obsahový plán v kalendáři

Pokud potřebujete calendar view (a já si pořád myslím, že je to pro plánování nejjednodušší), skoro se nabízí plánovat v kalendáři. I to jsem zkoušela, ale velmi záleží na druhu obsahu. Řešit v něm jen text se dá. Ale kopírování je podle mého (alespoň u Google kalendáře) docela složité.

A pak na trhu vzniká spousta dalších programů, se kterými jsem zatím neměla tu čest… 

Na co se dívat při výběru nástroje pro plánování obsahu

Pokud i vy cítíte, že potřebujete dát publikaci svého obsahu větší řád, zkuste si zodpovědět tyto otázky:

• Jak často chceme publikovat? 

• Kolik druhů obsahu chceme publikovat?

• Jak často se může stát, že se bude měnit termín publikace?

• Kdo všechno do obsahu mluví a od koho potřebujeme spolupráci? 

Platí přímá úměra. Čím víc obsahu, lidí, změn, tím víc doporučuji zkusit některý z projektových programů. Přesuny uděláte jednoduše, každý si zvolí, jestli chce vidět seznam, nebo kalendář a taky můžete obsah různě kategorizovat nebo přiřadit práci na něm různým lidem. Nezapomeňte testovat, co vám v týmu funguje, a především mít radost, že publikujete! :) Držím palce, a pokud byste chtěli cokoli probrat, jsem vám k dispozici na zdenka@zdenkalinka.cz.